保育業

保育業

園児によって異なる保育料。延長保育や教材の購入費なども一人ひとり異なるため、会計業務の効率化に思慮されている園も多いのではないでしょうか。平成28年度補正 サービス等生産性向上IT導入支援事業を活用した保育関係者の約4割が、会計業務の効率化を図りたいと考えていました。
また、保護者とのコミュニケーションの手法も時代とともに変化をしています。
自社の状況に近い悩みから、導入すべきITツールの機能を見つけてください。

お悩み×解決ITツール機能

悩み・その1

園児によって異なる保育料に加え、延長保育や教材の購入費など、月末の保育料請求のための計算作業にとても時間がかかります。今は園児一人ひとりの登降園時間をスタンプしたタイムカードを参照しながら、一枚一枚手計算で請求書を作っています。

おすすめITツールの機能

生徒園児情報管理
生徒園児情報管理
決済
決済
請求・売掛・回収管理
請求・売掛・
回収管理

保育関係の統合ツールを導入。園児の登降園の時間と保育料の計算も連携。

導入効果

園児の登降園時間をタブレットやスマホなどを使って打刻で管理する環境になれば、秒単位で保育時間を記録できるようになります。記録が複雑になりがちだった延長保育やスポット保育の時間も確実にチェック。保育料の請求漏れもなくなります。
こうしてデータで管理されている園児一人ひとりの保育時間や契約条件をふまえ、請求する保育料を自動的に算出。これまでは毎月末に事務スタッフが3日間かけて手計算していた保育料が、ツールを取り入れたことにより2時間で終了したという声もあり、事務処理時間の大幅な軽減が期待できます。

時間削減
時間削減
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その2

月末は特に保護者のみなさんにお伝えすることが多くて、大変です。保護者のみなさんへの連絡事項はメールで送っています。SNSしか使っていない方もいらっしゃり、ちゃんと読まれているのか不安です。

おすすめITツールの機能

生徒園児情報管理
生徒園児情報管理
コミュニケーション・問い合わせ管理
コミュニケーション・
問い合わせ管理

保育関係の統合ツールを導入。保護者用のスマートフォンアプリケーションも使用。

導入効果

保護者への連絡を登録されたメールアドレスへの送信に加え、導入したツールの保護者用スマートフォンアプリへの配信も同時に行える設定に。スマートフォンアプリへの連絡事項の配信は、連絡内容を確認すると既読のチェックも記録されるので、保護者へ情報がしっかり伝わっていることが保育士側でもわかるので安心です。
また保護者からの伝言や急な保育時間の変更などの連絡もスマートフォンアプリを経由して伝えることができます。朝の忙しい時間に保護者が保育園に電話をかけて連絡をする必要もなく、移動中にでも簡単に連絡ができる環境を整備することで、保育士と保護者双方の時間的余裕と安心を生み出しています。

時間削減
時間削減

悩み・その3

園児の情報を保護者と共有するには連絡帳が欠かせません。でも毎日保育の現場に立ちながら、お迎えの時間までに手書きで連絡帳を記入することは本当に大変です。

おすすめITツールの機能

生徒園児情報管理
生徒園児情報管理
コミュニケーション・問い合わせ管理
コミュニケーション・
問い合わせ管理

保育関係の統合ツールを導入。保護者用のスマートフォンアプリで連絡帳機能を利用。

導入効果

連絡帳を電子化し管理しつつ、保護者にはスマートフォンのアプリで確認できる環境を整えることで、デスクに向き合って連絡帳を手書きしなくても情報を更新できるようになります。タブレット端末からも情報をアップロード可能となるため、日々の保育業務の隙間を利用した連絡帳記入が可能に。園児の検温データや体調、食事状況などのデータも、保育日誌と連絡帳を連動しながら更新。データの転記も不要です。
また電子化された連絡帳は、写真付きのページを作成することも簡単で、より多くの情報を保護者に伝えられるでしょう。保護者も園児の家庭での様子などをアプリから気軽に記録できるので、手書きの連絡帳時代よりも保護者と保育士間の情報交換が密になることも期待できます。

時間削減
時間削減
顧客満足
顧客満足

悩み・その4

保育の指導計画を立てるのは、保育士の大切な仕事のひとつです。しかし新人保育士は指導計画に何を書くべきか迷って時間がかかるもの。年間計画や月間計画に整合性を持たせることも難しいようです。

おすすめITツールの機能

保育教育計画策定管理
保育教育計画策定管理
行政報告作成
行政報告作成
生徒園児情報管理
生徒園児情報管理

保育に関する統合ツールを導入。園児の情報や指導計画、保育士間の連絡などを管理できる環境を整える。

導入効果

保育指導計画の作成は園児の教育に必要なだけでなく、監査の際にも必須となる保育士として重要な業務のひとつです。園児の成長に合わせて年間、月間、週間、日々の指導計画を作成する際には、それぞれの計画内容に矛盾が生じないよう連動したものにしていかなくてはなりません。しかし経験の浅い新人保育士にとって、間違いのない指導計画の作成は多くの時間が必要となってしまいます。
指導計画作成をサポートするツールには、書類によく使われる定型文や過去に先輩たちが作成した書類のデータを蓄積する機能があります。これらの情報を参照しながら、園の方針に合った計画書を速やかに作成できるので、書類の作成にかかる時間が大幅に減少。余裕ができた時間を園児たちとじっくり向き合うために使えるようになるでしょう。
また過去の事例を気軽に確認できる環境があれば、新人の保育士たちも先輩の経験から多くの知識を学ぶことができるはず。指導計画作成のための時間短縮だけでなく、保育士のスキルアップにも役立つツールです。

時間削減
時間削減
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その5

毎月一度行われる園児たちの身体測定。計測したデータをまとめるのに時間がかかってしまいます。

おすすめITツールの機能

生徒園児情報管理
生徒園児情報管理
行政報告作成
行政報告作成
コミュニケーション
コミュニケーション

保育に関する統合ツールを導入。園児の情報や指導計画、保育士間の連絡などを管理、保護者には専用アプリケーションを配布し、連絡を電子化。

導入効果

毎月の身体測定で計測された数値を手作業で園児の情報として資料に記入し、管理するには時間がかかってしまいます。これらのデータを電子化することで、園児一人ひとりのさまざまな記録と連動させて管理しやすくなるだけでなく、クラスごとや年齢ごとなどの数値を一覧でまとめることもでき、自動でグラフ化することも容易です。子どもたちの成長の過程を視覚的に確認しやすくなります。
また保護者に配布するスマートフォン用アプリケーションとも連動させることで、園児の計測データを家族に伝えることもスムーズに。従来のように身体測定のデータを紙資料としてまとめて連絡帳に転記する作業時間が不要になります。

時間削減
時間削減
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その6

園児たちの登園状況は毎日変化します。登園する園児の年齢や保育時間、人数に合わせて保育士を配置できるようにシフトを作成するのは、多くの時間と手間が必要です。

おすすめITツールの機能

スタッフ管理
スタッフ管理
生徒園児情報管理
生徒園児情報管理

保育に関する統合ツールを導入。園児の情報や職員の勤務時間、保育士間の連絡などを管理できる環境を整える。

導入効果

日々の園児の登園人数に対して、どんなスキルを持った保育士が何人必要なのかを自動的に算出できるツールがあります。
従来シフトの作成は主任保育士に任されがちで、園児の人数と保育士のスキルや勤務状況を組み合わせ、パズルのように複雑なシフト作成に苦労してきたという施設が多いことでしょう。しかしツールを取り入れることで、その日に必要な保育士の数を明確に割り出せるようになり、シフト作成にかかる作業時間が大幅に軽減されます。

時間削減
時間削減

悩み・その7

異なるクラスを担当している保育士同士が、もっとスムーズに連絡を取り合える環境を作りたいです。リアルタイムで全職員に伝えたい情報が発生する場合もあります。

おすすめITツールの機能

コミュニケーション・グループウェア・社内SNS
コミュニケーション・グループウェア・社内SNS

保育に関する統合ツールを導入。園児の情報や職員の勤務時間、保育士間の連絡などを管理できる環境を整える。

導入効果

早番と遅番の保育士間での申し送り、急な感染症発症や不審者情報などの緊急連絡、保育士同士で共有しておきたい施設内の情報など、担当する業務内容に関わらず全スタッフが知っておくべき情報は意外と多いもの。職員室に備えられた掲示板などで連絡事項を伝えていた従来の手段から、ツールを使ってスマートフォンのアプリで最新の情報を確認できる環境に移行することで、情報の共有の速度と確実性が格段にアップします。スマートフォンのアプリに配信された掲示板なら、情報の既読人数もわかるので、未確認が生じるリスクも軽減。職員室まで足を運ばずとも、保育現場で最新のメッセージを確認することができるので、急を要する連絡もスムーズに。重要な連絡から気軽な情報共有まで、全職員間で円滑な情報共有が行われるようになるでしょう。

働きやすさ
働きやすさ

悩み・その8

食物アレルギーを持っている園児がいます。すべての子どもたちが安全に食事をできるよう、しっかりチェックできる体制を整えたいです。

おすすめITツールの機能

生徒園児情報管理
生徒園児情報管理
食育計画策定
食育計画策定
グループウェア
グループウェア

保育に関する統合ツールを導入。園児の情報や指導計画、保育士間の連絡などを管理できる環境を整える。

導入効果

園児一人ひとりの個人データにはアレルギの有無が記載されています。この園児の情報を電子化し日々の献立と連携。職員同士が情報を確認できるツールを導入することで、アレルギーに対応した献立作りがスムーズになるでしょう。
登録されている園児の個人データをもとに、その日はどんなアレルギーを持っている子どもが何人登園しているかの情報を表示。その情報は栄養士や調理師にも即座に伝達され、当日の献立表とともに確認することが可能に。これまでは手作業で情報を付き合わせながら確認していたアレルギーチェックの体制がツールの導入によってより確かなものとなり、食事内容の確認にかかる時間や手間が軽くなっただけでなく、アレルギーを持つ園児が安心して保育園での給食を楽しめるようになります。

顧客満足
顧客満足
時間削減
時間削減

一次公募・二次公募において導入実績のあるIT導入支援事業者

取材協力いただいたIT導入支援事業者

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