全業種共通

全業種共通

業種ならではの悩み・課題はありますが、複数の業種に共通する悩み・課題もたくさんあります。こちらのページでは、さまざまな業種に共通する悩みとその悩みに対応するITツール機能をご紹介します。
自社の状況に近い悩みから、導入すべきITツールの機能を見つけてください。

お悩み×解決ITツール機能

悩み・その1

請求書や発注書などの書類が、手書きや紙に印刷された状態で郵送されることが多いです。そのため届いた請求書や発注書を経理スタッフがあらためてPCに打ち込みデータ化するという作業を行っているのですが、この時間が無駄に思えてなりません。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール
自動化・
効率化ツール

RPAツール、OCRツールを導入。手書きや紙に印刷された書類をスキャニング。OCRツールの文字認識機能によってデータ化した情報を、RPAツールで自動的に自社システムに登録できる環境を整える。

導入効果

取引先から書類として届いた請求書や発注書をスキャニングし、文字認識によってデータ化するOCRシステムと連携し、データ化された請求や受発注の情報をRPAツールが自動的に自社で管理するフォーマットに入力できるように設定をしました。請求や受発注の情報の計算も自動化することにより、入力や集計にかかる時間が大幅に削減。特に業務が集中しがちだった月末や決算期の残業がなくなりました

時間短縮
時間短縮
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その2

外回りの業務に携わる社員が多いため、月末に提出される交通費の精算書類の処理業務が大変です。またそれぞれの社員が自己申告してきた交通費の請求額が正しいものであるか、乗り換え案内サイトを参照しながら確認するのにも時間がかかってしまいます。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール
自動化・効率化ツール

RPAツールを導入。交通費精算フォームに記入された金額と、乗り換え案内サイトの情報の照合を自動化。正しい交通費を自動的に経理システムに転載する環境を整備する。

導入効果

社員向けの交通費精算用フォームに記入された交通費金額の内容を、RPAツールが自動的に乗り換え案内サイトの情報と照合できるように設定をしました。金額にズレがある場合は自動的に担当者に確認のメールを送信、金額が合っていれば社内で利用している経理システムに転載する設定も実施。RPAツールの導入によって、交通費金額の照合のために経理担当スタッフが複数のシステムや乗り換え案内サイトを行き来しながら確認していた手間と時間が削減されました。また転記ミスや確認漏れなどの人為的な間違いもなくなりました。

時間短縮
時間短縮
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その3

月末になると給与計算や経費精算など、経理担当社員に業務が集中して大変そうです。忙しい時期に担当者が体調を崩してしまうと、経理業務が立ち行かなくなり会社運営全体にも大きな影響が出てしまいます。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール
自動化・
効率化ツール

RPAツールを導入。社員の給与計算や経費精算のルールを定義づけし、金額の算出を自動化。定められた金額の振込まで自動で行える環境を整備する。

導入効果

社員一人ひとりの給与基本額や給与計算、経費精算のルールをしっかり定義づけしてRPAツールに登録します。そのルールに基づきRPAツールが給与を算出できるようになりました。加えて金額を経理担当者の目で確認後、RPAツールが給与をオンラインで振込、さらに振込情報を社員本人や経理担当者にメールで送付する設定も実施。計算や振込が自動化されたことで、経理担当の業務的、時間的負荷が大幅に軽減。時間に余裕ができたことで、経理担当者は振込履歴などの情報を丁寧にチェックできるようになりました。給与の計算や振込など、定型化できる業務を自動化しておくことで、担当者の病欠や退職の際にも、業務を他のスタッフに引き継ぎがしやすくなるという利点もあります。

時間短縮
時間短縮
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その4

管理職が定期的に行っている経営会議。会議の際に社内各部門から集められたレポーティングデータを経営判断の材料として使用していますが、情報を収集してまとめる作業に時間がかかってしまいます。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール
自動化・効率化ツール

RPAツールを導入。サーバ上のデータ保管場所やフォーマットを統一し、自動的に情報を収集・集計できるよう環境を整える。

導入効果

これまでは各部門から送られてくるデータを担当者の手で集計していましたが、各部門の担当者がデータを保管する社内サーバの場所やフォーマットを統一することを徹底。一ヶ所に集められたデータをRPAツールが、任意のタイミングで自動的に収集・集計するよう設定を行いました。RPAツールが夜から朝にかけて集計を自動で行っているので、社員が朝出社した時点で集計されたレポーティングデータの内容を確認できます。部門をまたいでの情報収集・集計も、最初に人がデータを入力するフォーマットを統一しておくことで自動化がスムーズになります。

時間短縮
時間短縮

悩み・その5

全国の支社からメールで送られてくる売上データは、本社が一括して管理しています。データはひとつに統合し、毎週末に社内の情報共有ツールにアップしているのですが、支社が多いのでデータの統合に時間がかかってしまいます。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール
自動化・効率化ツール

RPAツールを導入。売上を入力するフォーマットを統一。届いた複数の売上データを自動的に統合し、一枚のExcelにまとめて社内ツールにアップする環境を整える。

導入効果

支店それぞれの売上データは、全社で統一したExcelシートに担当社員が入力し、毎週定期的に本社に送信します。本社の担当社員のもとへ届いた売上データを、RPAツールが自動的に一枚のExcelシートに統合するように設定。さらにまとまったデータも任意のタイミングで自動的に社内の情報共有ツールにアップするところまでをRPAツールが行えるように整備しました。これまではメール、Excel、社内情報共有ツールなど、複数のソフトを行き来しながら担当社員が行っていた作業を、RPAツールが就業時間後に実施。終業後の時間を有効活用し、担当社員の負担を大幅に減らすことができました。

時間短縮
時間短縮
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その6

毎日インターネット上にアップされる、競合他社の商品価格や最新情報を収集しています。決められた複数のWebサイトを巡回し、画面をキャプチャし画像データとして蓄積する作業は、単純ですが時間がかかってしまいます。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール
自動化・効率化ツール

RPAツールを導入。巡回すべきWebサイトのリストを作成し、リストに基づき定期的な画面キャプチャを自動化。獲得した画像を自動的に加工、指定フォルダに保存する工程までを自動化できる環境を整える。

導入効果

画面キャプチャすべき競合他社のサイトリストを作成。そのリストをもとに、RPAツールが定期的に画面をキャプチャする作業を自動化。さらに獲得した画像を指定したフォーマットに合うよう加工、加工後の画像データを任意のフォルダに保存する工程も自動的に行えるようにRPAツールを設定しました。RPAツールの導入によって、毎日確実に情報を集め、蓄積することも可能に。毎日同じ条件で行ってきた作業の手間が、自動化によって削減されました。

時間短縮
時間短縮
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その7

毎月同じ日に複数の顧客に対して必ず送信しなくてはならないメールがあります。しかし日々の仕事に追われてついつい忘れてしまいがちです。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール
自動化・
効率化ツール

RPAツールを導入。メールの文面とメールの送信先リストを作成。それぞれをもとに、指定した日時に自動的にメールを送信できるよう環境を整える。

導入効果

メールの本文となるフォーマット、メールの送信先のアドレスリストを事前に作成し、任意の場所に保存しておきます。RPAツールがこれらの情報をもとに、指定された日時に自動的にメールを作成して送信できるよう条件を設定。Excelをはじめ他のソフトで管理している情報をメールの本文に挿入することもできるので、例えば顧客の個人名や最新の情報を盛り込んだ文面の作成も可能です。複数のソフトを横断しながらメールを一通一通作成する手間が削減されるだけでなく、決められた日時に忘れることなく確実に送信することができるようになりました。

時間短縮
時間短縮
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その8

複数の支店や部署で作成されたデータにミスや記入漏れ、不正がないかなどを、本社の担当社員がチェックしています。しかし単純作業なので達成感が少ないだけでなく、ミスの指摘という作業に対してストレスを感じているらしく、仕事に対するモチベーションが上がらないようです。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール
自動化・
効率化ツール

RPAツールを導入。データの確認や照合を自動化。問題が発見された場合はアラートで確認できるように環境を整える。

導入効果

問題やミスのないデータの作成は企業に求められる課題のひとつです。しかし「何も問題が起きていない」ことを人間が確認していると、仕事に対する手応えが薄れてしまう可能性があります。また、他の社員が作成したデータに問題を発見すると、あら探しをしていたような心理状態になり、仕事に対するモチベーションが上がらないという問題も。そこでデータの確認や照合をRPAツールが自動的に行うよう設定することで、担当社員のストレスが大幅に軽減。確認するデータに問題が発見された場合は、RPAツールが自動的にアラートを鳴らせる条件を設定することで、問題も早期に把握できるようになります。RPAツールによってデータの確認や問題の通知を機械的に行えるようになったことで、社員の心理的な負担も軽減され、離職率が下がるという効果も表れました。

働きやすさ
働きやすさ

悩み・その9

会計管理や給与計算を、以前から使われている表計算ソフトで行っています。先輩たちから受け継がれてきたフォーマットで計算しているのですが、もっと良い方法はないでしょうか。

おすすめITツールの機能

財務会計
財務会計
給与
給与

企業の基幹業務をトータルでシステム化するパッケージを導入。企業の業務に合わせたフォーマットを用意。

導入効果

経理担当者個人のルールでまとめられていた会計管理や給与計算の処理。データを管理する法則がわかりづらいと、今後業務の引き継ぎなどが行われる際に問題になる場合もあります。これらのデータ処理を明確なルールのもと、導入したシステムに当てはめて行うように変更することで、経理関連の業務がシンプルになり、作業時間も軽減されます。

時間短縮
時間短縮

悩み・その10

少人数で開業し、創設メンバーを中心にこれまで運営してきましたが、最近規模の拡大を考えています。社員それぞれのスキルや経験を共有できれば、新しく入ってきた社員も早く業務や社風に馴染めると思っています。
また、一日中外回りをしている営業担当からのリアルタイムな情報提供や、営業現場で見た事例を全社で共有できれば、もっと売上が上がるはずと思っているのですが。

おすすめITツールの機能

ワークフロー
ワークフロー
グループウエア
グループウエア

業務にかかわる多様な情報をクラウドで一元管理。ヒト・モノ・カネの動きを見える化。

導入効果

会社立ち上げ時からの業務ノウハウや経営方針をクラウドにアップし、社員のスキルや持っている情報をオープン化できるツールがあります。新しく入った社員でも、これまで創設メンバーがどのようなスタイルで事業を展開してきたかがわかり、統一感を持って業務を進められる環境づくりが期待されます。
データ化することで過去の事例の検索もしやすくなり、似たような業務や問題が発生した場合は、クラウド上に管理されている数多くの事例を参照しながら、新しい案件を組み立てていけるように。過去事例のノウハウをベースにしながら業務を進められるため、基本的なワークフローの確認や打ち合わせにかかる時間も少なくなります。

時間短縮
時間短縮
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その11

売上傾向を分析するため、さまざまなデータを収集しています。集めたデータはExcelを使って集計しているのですが、とても手間と時間がかかります。せっかく集めたデータも時間が経ってしまっては、スピード感ある営業戦略に役立てることができません。

おすすめITツールの機能

分析機能
分析機能
MD支援
MD支援
自動化・効率化ツール
自動化・
効率化ツール

データベースと連携させることができる分析ツールを導入。自動的にデータの集計を実施。

導入効果

収集したデータは、ツールで自動的に集計することができます。集計にかかる時間も大幅に短くなるため、結果をリアルタイムに近い状態で提示することも可能です。経営戦略を検討する場において、フレッシュな情報は意志決定の重要な鍵になります。
加えてデータの分析を行う際には、目的に応じたさまざまなテンプレートも用意されているので、必要とする情報を即座に集め、対応できる環境を作ることができます。

時間短縮
時間短縮
売上アップ
売上アップ

悩み・その12

紙に印字するタイプのタイムカードで社員の勤怠管理をしています。しかし破損や紛失、打刻ミスによる修正などが発生するので、毎月末の勤務時間の確認作業に時間がかかります。

おすすめITツールの機能

スタッフ管理
スタッフ管理

ICカードやタッチパネルを使った勤怠管理システムを導入。

導入効果

月末にまとめて勤務時間を集計するのではなく、出退勤のチェックを電子化することで毎日リアルタイムに情報の記録が管理部門へと送信されるようになります。そのため勤怠管理を集計するためにまとまった時間を割く必要がなくなり、管理部門担当者の作業時間が大幅に削減。また、誰が何時に出勤しているかという情報が即座に把握できるため、業務中の人員配置もスムーズに行えることが期待されます。

時間削減
時間削減

悩み・その13

領収書や入出金明細など、経理に関わるさまざまな仕訳入力を手作業で行っており、毎日大変です。もっと効率的な方法はありませんか。

おすすめITツールの機能

財務会計
財務会計
自動化・効率化ツール
自動化・効率化ツール

仕訳のルールを学習し、自動化できる会計ツールを導入。外部システムと連携することで伝票の二重入力も不要に。

導入効果

毎日多数処理しなくてはならない領収書や入出金明細。それらのデータから仕訳の法則を学習し、取引の入力作業を自動的に行うことができるツールがあります。情報を入力するたびに新たな仕訳の条件を学習していくので、記録を重ねれば重ねるほどに仕訳の精度が上がり、手入力を必要とする項目が減少。長く使うことでより作業時間が短くなるという効果が得られます。
またレジや売上データなど、外部のシステムから入力される数値とも連携して仕訳伝票を作成することも可能です。そのため伝票作成のための二重入力の手間もなくなります。
クラウドで動作するシステムであれば、メンテナンスが不要であることに加え、法制度や税率の変更にも自動的に対応していることも、作業時間の削減に繋がります。

時間削減
時間削減

悩み・その14

決算の時期に必須となる、税理士に渡す資料の作成が大変です。FAXやメールでの会計情報のやりとりにも時間がかかってしまいます。

おすすめITツールの機能

財務会計
財務会計

税理士に提出する会計情報を、クラウド上でのやり取りで完結できるツールを導入。

導入効果

日々の業務で入力している会計情報をクラウドで管理することで、リアルタイムに税理士と共有できるようになります。従来のようにFAXやメールを使って会計情報をやり取りする手間が省けるだけでなく、随時その内容を税理士がチェックできるため、適切なアドバイスをすぐに受けられるのもスムーズな業務遂行の鍵になるでしょう。決算シーズンに会計に関わる業務が集中することもなくなるので、毎日の仕事を平均化して無理なく進められる環境になります。
また、クラウドで動作するシステムなので、メンテナンスが不要であることに加え、法制度や税率の変更にも自動的に対応していることも、作業時間の削減に繋がります。

時間削減
時間削減

悩み・その15

重要な社内マニュアル文書があるのですが、度々内容を更新されていて似たようなファイルがいくつも存在します。そのため最新版がわからなくなってしまいました。

おすすめITツールの機能

文書証憑管理
文書証憑管理
ワークフロー
ワークフロー

文書管理システムを導入。文書ファイルの更新履歴を明確に表示。

導入効果

社内マニュアルをWordやExcelで管理をしていると、マニュアルに改訂が発生した場合、すべての文書を人の目でチェックして、関連する該当箇所を変更していくという手順が必要となり、膨大な時間と労力がかかってしまいます。しかしシステムを導入することによって、マニュアル内の関連文書の書き換えを自動化。変更された履歴もしっかり残り、誰がいつどのように文書を作成したかまで把握できます。また、文書の変更担当者も見える化したことで、責任者情報も明確に。文書管理の運用もスムーズになり、作業も簡略化されるでしょう。これまでのように文書管理専属の社員の配置も不要となり、業務も軽減されます。

時間削減
時間削減
コスト削減
コスト削減

悩み・その16

お客さまの情報を担当者が一人で抱え込んでしまい、チームで仕事をしているにも関わらず他のメンバーが取引の状況を把握できません。

おすすめITツールの機能

顧客管理
顧客管理
売上管理
売上管理

顧客情報と販売情報を連携して管理できるツールを導入。顧客情報を社内で共有し管理。

導入効果

これまで会社として把握できていなかった、社員一人ひとりが担当しているお客さまの情報が共有されるようになることで、商圏分析や今後の販売展開の戦略検討など、マーケティング活動にも利用することが可能になります。
また、社内で情報共有することにより、担当者を適材適所に組みかえることもでき、業務効率も向上。急な社員の異動や退職などが発生する際にも、過去の取引履歴の記録などとともにスムーズに担当顧客や業務を引き継ぐことができるのも利点のひとつとなっている。

売上アップ
売上アップ
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その17

毎日作成している営業報告書。レポートの作成に時間がかかってしまい、残業になることも多いです。効率的な方法はありませんか。

おすすめITツールの機能

自動化・効率化ツール(例:テンプレート等により業務機能を保有するAI、RPA等)
自動化・効率化ツール
(例:テンプレート等により業務機能を保有するAI、RPA等)

フロント・バックオフィス業務の自動化ツールを導入。

導入効果

これまで営業担当者がExcelなどのソフトを使って行っていた営業成果のデータ統計処理を、ITツールで自動処理。大量のデータであっても素早く処理ができるようになったことに加え、人為的なミスも少なくなり、営業報告のレポート作成がスムーズになります。またデータ分析も自動化できるツールを取り入れることで、営業活動に関するさまざまな情報を収集し、グラフなどに置き換え可視化。より正確でわかりやすい形で情報をまとめることができ、営業戦略を展開する際に的確な判断が行えることが期待されます。

時間短縮
時間短縮
業績アップ
業績アップ

悩み・その18

毎日お客さまからメールや電話でお問い合わせがあり、対応に時間が取られます。似たような質問が多いのですが、効率良く返答する方法はないでしょうか。

おすすめITツールの機能

問い合わせ管理・コミュニケーション
問い合わせ管理・
コミュニケーション
マーケティング
マーケティング

サイトにチャットボットを導入。AIが問い合わせに自動的に対応できる環境を整備。

導入効果

ホームページ上でのお客さまからの問い合わせ受付として、チャットボットが対応するという方法があります。頻繁に質問される内容と回答を登録し、AIがその内容を学習して自動的に返答をするため、問い合わせ窓口の担当者が毎回同じ対応をする必要がなくなり、効率的に問い合わせに対応することができるようになります。
チャットという気軽に質問ができる窓口ができたことで、お客さまにとっても疑問点を質問するというハードルが下がるという効果も期待できます。チャットボットの存在は、より深く商品やサービス、会社に興味を持ってもらうための入口となるでしょう。

時間削減
時間削減
顧客満足
顧客満足

悩み・その19

さまざまな会合や会議に出席し、独自の人脈を多方面に切りひらいている社長。しかし社長の持っている人脈や情報が、社員の営業活動に繋がりません。

おすすめITツールの機能

顧客管理
顧客管理
コミュニケーション・グループウエア
コミュニケーション・
グループウエア

名刺交換で得た情報をデータ化し、全社で共有できる顧客リストツールを導入。

導入効果

社長に限らず、全社員が得た人脈をツールによって一元管理することで、いつ誰が、どんな人と名刺交換をしたのかを把握できるようになります。名刺という紙で得た情報をデータ化し、会社としての共有資産として活用。新たな営業活動を展開する際にも、どの社員がどんな繋がりによって得た人脈なのかがわかるため、関係性の把握もしやすく、打ち解けるきっかけを作ることも容易になる傾向があります。
また新規事業や販路の開拓、新たなマーケティング活動を行う際に、どこへアタックするかを検討する場面でも、社長を含む全社員によって社内に蓄積された多方面に渡る人脈が生かされるでしょう。

働きやすさ
働きやすさ
売上向上
売上向上

悩み・その20

さまざまな展示会やセミナーに出展し、新規の顧客獲得や販路開拓に力をいれています。しかしその場で接した来場者の情報を、今後の見込み客として把握し、アプローチする方法がわかりません。

おすすめITツールの機能

顧客管理
顧客管理
マーケティング
マーケティング
コミュニケーション
コミュニケーション

名刺交換で得た情報を顧客情報として整理、データ化するツールを導入。

導入効果

イベントなどで大量に獲得する名刺。これらの連絡先をデータ化し、ニュースレターやメールマガジンを配信できるツールを取り入れれば、名刺をより有効に活用できるようになります。定期的に情報提供を行うことで、見込み客となる可能性の高い人々の興味関心を継続して集められるようになり、受注の機会を作り出すことに繋がっていくでしょう。さらに顧客情報を精査し、電話やメールで直接的な営業を展開していくことも可能。受け身の受注体制から攻めの営業へ、販路拡大のチャンスを広げます。

売上アップ
売上アップ
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その21

オフィス以外の場所からでも、いつでも安全に業務情報や顧客情報にアクセスできる環境を作りたいと考えています。

おすすめITツールの機能

グループウエア・社内SNS
グループウエア・
社内SNS
ワークフロー
ワークフロー

業務に必要なさまざまな書類を保存、管理できるグループウエアを導入。

導入効果

容量の大きな資料や個人情報が記載された重要なファイルなどをメールで送信するにはトラブルが伴います。しかしいつでもどこからでもアクセスできるグループウエアに必要な書類を保存しておくことで、社外にいてもセキュリティ性の高い書類を確認、作成、編集することができるように。共に働くチームのメンバーとも、スムーズに資料の共有ができる環境が整います。システムにアクセス可能な端末を制限する機能も導入すれば、情報が漏洩することもなくセキュリティ面でも安心です。
また社内SNSやビジネスチャットツールを使えば、さまざまな場所で働くチームメンバーとの打ち合わせも実現。外出先で作業をしながら、オフィスにいるメンバーと相談をすることもできます。
グループウエアの活用により、時間や場所を越えてコミュニケーションを取りつつ、安全に業務を進められる環境が作られるでしょう。

時間削減
時間削減
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その22

従業員の勤怠管理は自社で運用するシステムを使って行っています。しかしシステム障害などトラブルも多く、対応できるスタッフを用意したいのですが、適材がいなくて困っています。

おすすめITツールの機能

スタッフ管理
スタッフ管理

クラウドシステムを使ってスタッフを管理できるツールを導入。

導入効果

スタッフの勤怠管理やシフト作成などを、クラウドのサービスを利用して行うという方法があります。クラウドなら、自社独自のシステムを構築する必要もなくメンテナンスコストも削減。システムを維持するための専任担当者も不要です。
クラウドシステムの運営側が定期的なアップデートやメンテナンス、機能の拡張も実施するので、いつでも最新環境のツールを利用できるのも強み。法律や税率など社会の変化にも即座に対応することができます。

働きやすさ
働きやすさ
時間削減
時間削減

悩み・その23

新入社員の入社、社員の転勤、結婚、出産など、ライフステージの変化に合わせて社会保険や雇用保険の内容を変更しなくてはなりません。新たな申請のためにハローワークまで提出に行く時間を取れずに困っています。

おすすめITツールの機能

人事・労務
人事・労務
文書証憑管理
文書証憑管理

人事労務関連の業務を総合的に管理できるソフトを導入。

導入効果

社員の個人情報や給与情報と連動し、社会保険や雇用保険を管理できるツールがあります。これによって社員のライフステージの変化に保険内容も対応し、新たに書類を作成することが容易になります。これらのデータの管理に加え、ハローワークに書類を電子申請できる環境も整備。オフィスから遠く、時期によっては大変混雑しているハローワークに出向く必要がなくなり、人事総務の担当社員の業務時間を短縮することができます。
さらにマイナンバーを含む重要な個人情報を社外に持ち出すことなくオフィスから電子申請が可能となり、セキュリティ環境も向上します。

時間削減
時間削減

悩み・その24

これまで紙ベースで用意していた、取引先と交わすさまざまな契約書。ひとつの契約に対して複数の契約書が必要となるので、その管理も大変です。電子化することで少しでも楽に管理できればと考えています。

おすすめITツールの機能

文書証憑管理
文書証憑管理

契約書を電子化して管理するツールを導入。

導入効果

これまで交わしてきた契約書を電子化したことで、必要な書類をすぐに検索、ピックアップできるようになります。また複数の契約書同士を紐づけて管理できるため、契約条件の変更などが生じた場合、連携している書類を一括して書き換えることも可能です。それにより管理や変更にかかる時間が大幅に削減されます。
また契約書ごとに閲覧制限をつけることもでき、不正な閲覧や書き換えを防げるのも電子化する利点のひとつ。契約書ごとに有効期限などをアラートで知らせる機能もあり、不意の契約切れといった問題もなくなります。

時間削減
時間削減
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その25

昔からお付き合いのある取引先との契約条件が変更になりました。しかし以前作成された契約書がどのような経緯で交わされたものか、当時の担当者が退職していてわからなくなってしまいました。

おすすめITツールの機能

文書証憑管理
文書証憑管理

取引先だけでなく社員、アルバイトと交わす契約書や見積書を電子化して管理するツールを導入。

導入効果

契約書や見積書を電子化することで、書類をいつ、誰が、どの部分を作成・変更したのか、その履歴を残すことが可能になります。従来は契約変更の経緯を知るために、過去のメールや書類をさかのぼって探すなどして確認をするしか方法がありませんでした。また担当者が退職してしまうと、それすら不可能となってしまい、新たに一から書類を作成しなくてはならず手間がかかることも。この問題を契約書類の管理ツールによって解決したことで、書類作成や確認にかかる時間を削減できます。
さらに署名の電子化も同時に行えるようになったため、遠隔地にいる社員や一日契約のアルバイトなどとの契約を交わす際、直接顔を合わせて捺印をする必要がなくなり、メールのやりとりだけで契約を完結できます。スタッフ間における契約の過程もスムーズに行えるようになるでしょう。

時間削減
時間削減
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その26

人事担当者や上司が把握しきれない、社員一人ひとりの長所や実績の情報を集めて、より細かで公平な人事評価を行えるシステムに変更していきたいと考えています。

おすすめITツールの機能

人事
人事
給与
給与

社員同士がお互いに人事評価を行いやすくするツールを導入。

導入効果

上司が部下の業績を評価するという従来の人事評価の視点に加え、部下が上司、同僚同士などさまざまな角度から人事評価を行えるクラウドシステムがあります。"人を評価する"ということに慣れない社員であっても基準がわかりやすいよう、選択式で評価を行えるシステムにすることも可能です。企業の業務内容に合わせて評価基準やテーマをカスタマイズできるので、より現場の業務に則した評価ができるようになるでしょう。
さまざまな立場からひとりの社員を分析することは、それぞれの長所や短所、経験、実績を可視化することにも繋がり、公平な人事評価がなされているという実感も得られるという声もあります。また、すべての社員が自らの会社の運営に関わっているという手応えも感じられることから、社員の定着率も高まります。
また、人事評価の基準が全社的に可視化されるため、社員の働く意欲も刺激され、企業全体の業績向上も期待されます。

働きやすさ
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業績アップ
業績アップ

一次公募・二次公募において導入実績のあるIT導入支援事業者

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