取引先から書類として届いた請求書や発注書をスキャニングし、文字認識によってデータ化するOCRシステムと連携し、データ化された請求や受発注の情報をRPAツールが自動的に自社で管理するフォーマットに入力できるように設定をしました。請求や受発注の情報の計算も自動化することにより、入力や集計にかかる時間が大幅に削減。特に業務が集中しがちだった月末や決算期の残業がなくなりました。

社員向けの交通費精算用フォームに記入された交通費金額の内容を、RPAツールが自動的に乗り換え案内サイトの情報と照合できるように設定をしました。金額にズレがある場合は自動的に担当者に確認のメールを送信、金額が合っていれば社内で利用している経理システムに転載する設定も実施。RPAツールの導入によって、交通費金額の照合のために経理担当スタッフが複数のシステムや乗り換え案内サイトを行き来しながら確認していた手間と時間が削減されました。また転記ミスや確認漏れなどの人為的な間違いもなくなりました。

社員一人ひとりの給与基本額や給与計算、経費精算のルールをしっかり定義づけしてRPAツールに登録します。そのルールに基づきRPAツールが給与を算出できるようになりました。加えて金額を経理担当者の目で確認後、RPAツールが給与をオンラインで振込、さらに振込情報を社員本人や経理担当者にメールで送付する設定も実施。計算や振込が自動化されたことで、経理担当の業務的、時間的負荷が大幅に軽減。時間に余裕ができたことで、経理担当者は振込履歴などの情報を丁寧にチェックできるようになりました。給与の計算や振込など、定型化できる業務を自動化しておくことで、担当者の病欠や退職の際にも、業務を他のスタッフに引き継ぎがしやすくなるという利点もあります。

これまでは各部門から送られてくるデータを担当者の手で集計していましたが、各部門の担当者がデータを保管する社内サーバの場所やフォーマットを統一することを徹底。一ヶ所に集められたデータをRPAツールが、任意のタイミングで自動的に収集・集計するよう設定を行いました。RPAツールが夜から朝にかけて集計を自動で行っているので、社員が朝出社した時点で集計されたレポーティングデータの内容を確認できます。部門をまたいでの情報収集・集計も、最初に人がデータを入力するフォーマットを統一しておくことで自動化がスムーズになります。

支店それぞれの売上データは、全社で統一したExcelシートに担当社員が入力し、毎週定期的に本社に送信します。本社の担当社員のもとへ届いた売上データを、RPAツールが自動的に一枚のExcelシートに統合するように設定。さらにまとまったデータも任意のタイミングで自動的に社内の情報共有ツールにアップするところまでをRPAツールが行えるように整備しました。これまではメール、Excel、社内情報共有ツールなど、複数のソフトを行き来しながら担当社員が行っていた作業を、RPAツールが就業時間後に実施。終業後の時間を有効活用し、担当社員の負担を大幅に減らすことができました。

画面キャプチャすべき競合他社のサイトリストを作成。そのリストをもとに、RPAツールが定期的に画面をキャプチャする作業を自動化。さらに獲得した画像を指定したフォーマットに合うよう加工、加工後の画像データを任意のフォルダに保存する工程も自動的に行えるようにRPAツールを設定しました。RPAツールの導入によって、毎日確実に情報を集め、蓄積することも可能に。毎日同じ条件で行ってきた作業の手間が、自動化によって削減されました。

メールの本文となるフォーマット、メールの送信先のアドレスリストを事前に作成し、任意の場所に保存しておきます。RPAツールがこれらの情報をもとに、指定された日時に自動的にメールを作成して送信できるよう条件を設定。Excelをはじめ他のソフトで管理している情報をメールの本文に挿入することもできるので、例えば顧客の個人名や最新の情報を盛り込んだ文面の作成も可能です。複数のソフトを横断しながらメールを一通一通作成する手間が削減されるだけでなく、決められた日時に忘れることなく確実に送信することができるようになりました。

問題やミスのないデータの作成は企業に求められる課題のひとつです。しかし「何も問題が起きていない」ことを人間が確認していると、仕事に対する手応えが薄れてしまう可能性があります。また、他の社員が作成したデータに問題を発見すると、あら探しをしていたような心理状態になり、仕事に対するモチベーションが上がらないという問題も。そこでデータの確認や照合をRPAツールが自動的に行うよう設定することで、担当社員のストレスが大幅に軽減。確認するデータに問題が発見された場合は、RPAツールが自動的にアラートを鳴らせる条件を設定することで、問題も早期に把握できるようになります。RPAツールによってデータの確認や問題の通知を機械的に行えるようになったことで、社員の心理的な負担も軽減され、離職率が下がるという効果も表れました。

経理担当者個人のルールでまとめられていた会計管理や給与計算の処理。データを管理する法則がわかりづらいと、今後業務の引き継ぎなどが行われる際に問題になる場合もあります。これらのデータ処理を明確なルールのもと、導入したシステムに当てはめて行うように変更することで、経理関連の業務がシンプルになり、作業時間も軽減されます。

会社立ち上げ時からの業務ノウハウや経営方針をクラウドにアップし、社員のスキルや持っている情報をオープン化できるツールがあります。新しく入った社員でも、これまで創設メンバーがどのようなスタイルで事業を展開してきたかがわかり、統一感を持って業務を進められる環境づくりが期待されます。
データ化することで過去の事例の検索もしやすくなり、似たような業務や問題が発生した場合は、クラウド上に管理されている数多くの事例を参照しながら、新しい案件を組み立てていけるように。過去事例のノウハウをベースにしながら業務を進められるため、基本的なワークフローの確認や打ち合わせにかかる時間も少なくなります。

収集したデータは、ツールで自動的に集計することができます。集計にかかる時間も大幅に短くなるため、結果をリアルタイムに近い状態で提示することも可能です。経営戦略を検討する場において、フレッシュな情報は意志決定の重要な鍵になります。
加えてデータの分析を行う際には、目的に応じたさまざまなテンプレートも用意されているので、必要とする情報を即座に集め、対応できる環境を作ることができます。

月末にまとめて勤務時間を集計するのではなく、出退勤のチェックを電子化することで毎日リアルタイムに情報の記録が管理部門へと送信されるようになります。そのため勤怠管理を集計するためにまとまった時間を割く必要がなくなり、管理部門担当者の作業時間が大幅に削減。また、誰が何時に出勤しているかという情報が即座に把握できるため、業務中の人員配置もスムーズに行えることが期待されます。

毎日多数処理しなくてはならない領収書や入出金明細。それらのデータから仕訳の法則を学習し、取引の入力作業を自動的に行うことができるツールがあります。情報を入力するたびに新たな仕訳の条件を学習していくので、記録を重ねれば重ねるほどに仕訳の精度が上がり、手入力を必要とする項目が減少。長く使うことでより作業時間が短くなるという効果が得られます。
またレジや売上データなど、外部のシステムから入力される数値とも連携して仕訳伝票を作成することも可能です。そのため伝票作成のための二重入力の手間もなくなります。
クラウドで動作するシステムであれば、メンテナンスが不要であることに加え、法制度や税率の変更にも自動的に対応していることも、作業時間の削減に繋がります。

日々の業務で入力している会計情報をクラウドで管理することで、リアルタイムに税理士と共有できるようになります。従来のようにFAXやメールを使って会計情報をやり取りする手間が省けるだけでなく、随時その内容を税理士がチェックできるため、適切なアドバイスをすぐに受けられるのもスムーズな業務遂行の鍵になるでしょう。決算シーズンに会計に関わる業務が集中することもなくなるので、毎日の仕事を平均化して無理なく進められる環境になります。
また、クラウドで動作するシステムなので、メンテナンスが不要であることに加え、法制度や税率の変更にも自動的に対応していることも、作業時間の削減に繋がります。

社内マニュアルをWordやExcelで管理をしていると、マニュアルに改訂が発生した場合、すべての文書を人の目でチェックして、関連する該当箇所を変更していくという手順が必要となり、膨大な時間と労力がかかってしまいます。しかしシステムを導入することによって、マニュアル内の関連文書の書き換えを自動化。変更された履歴もしっかり残り、誰がいつどのように文書を作成したかまで把握できます。また、文書の変更担当者も見える化したことで、責任者情報も明確に。文書管理の運用もスムーズになり、作業も簡略化されるでしょう。これまでのように文書管理専属の社員の配置も不要となり、業務も軽減されます。

これまで会社として把握できていなかった、社員一人ひとりが担当しているお客さまの情報が共有されるようになることで、商圏分析や今後の販売展開の戦略検討など、マーケティング活動にも利用することが可能になります。
また、社内で情報共有することにより、担当者を適材適所に組みかえることもでき、業務効率も向上。急な社員の異動や退職などが発生する際にも、過去の取引履歴の記録などとともにスムーズに担当顧客や業務を引き継ぐことができるのも利点のひとつとなっている。

これまで営業担当者がExcelなどのソフトを使って行っていた営業成果のデータ統計処理を、ITツールで自動処理。大量のデータであっても素早く処理ができるようになったことに加え、人為的なミスも少なくなり、営業報告のレポート作成がスムーズになります。またデータ分析も自動化できるツールを取り入れることで、営業活動に関するさまざまな情報を収集し、グラフなどに置き換え可視化。より正確でわかりやすい形で情報をまとめることができ、営業戦略を展開する際に的確な判断が行えることが期待されます。

ホームページ上でのお客さまからの問い合わせ受付として、チャットボットが対応するという方法があります。頻繁に質問される内容と回答を登録し、AIがその内容を学習して自動的に返答をするため、問い合わせ窓口の担当者が毎回同じ対応をする必要がなくなり、効率的に問い合わせに対応することができるようになります。
チャットという気軽に質問ができる窓口ができたことで、お客さまにとっても疑問点を質問するというハードルが下がるという効果も期待できます。チャットボットの存在は、より深く商品やサービス、会社に興味を持ってもらうための入口となるでしょう。

社長に限らず、全社員が得た人脈をツールによって一元管理することで、いつ誰が、どんな人と名刺交換をしたのかを把握できるようになります。名刺という紙で得た情報をデータ化し、会社としての共有資産として活用。新たな営業活動を展開する際にも、どの社員がどんな繋がりによって得た人脈なのかがわかるため、関係性の把握もしやすく、打ち解けるきっかけを作ることも容易になる傾向があります。
また新規事業や販路の開拓、新たなマーケティング活動を行う際に、どこへアタックするかを検討する場面でも、社長を含む全社員によって社内に蓄積された多方面に渡る人脈が生かされるでしょう。

イベントなどで大量に獲得する名刺。これらの連絡先をデータ化し、ニュースレターやメールマガジンを配信できるツールを取り入れれば、名刺をより有効に活用できるようになります。定期的に情報提供を行うことで、見込み客となる可能性の高い人々の興味関心を継続して集められるようになり、受注の機会を作り出すことに繋がっていくでしょう。さらに顧客情報を精査し、電話やメールで直接的な営業を展開していくことも可能。受け身の受注体制から攻めの営業へ、販路拡大のチャンスを広げます。

容量の大きな資料や個人情報が記載された重要なファイルなどをメールで送信するにはトラブルが伴います。しかしいつでもどこからでもアクセスできるグループウエアに必要な書類を保存しておくことで、社外にいてもセキュリティ性の高い書類を確認、作成、編集することができるように。共に働くチームのメンバーとも、スムーズに資料の共有ができる環境が整います。システムにアクセス可能な端末を制限する機能も導入すれば、情報が漏洩することもなくセキュリティ面でも安心です。
また社内SNSやビジネスチャットツールを使えば、さまざまな場所で働くチームメンバーとの打ち合わせも実現。外出先で作業をしながら、オフィスにいるメンバーと相談をすることもできます。
グループウエアの活用により、時間や場所を越えてコミュニケーションを取りつつ、安全に業務を進められる環境が作られるでしょう。

スタッフの勤怠管理やシフト作成などを、クラウドのサービスを利用して行うという方法があります。クラウドなら、自社独自のシステムを構築する必要もなくメンテナンスコストも削減。システムを維持するための専任担当者も不要です。
クラウドシステムの運営側が定期的なアップデートやメンテナンス、機能の拡張も実施するので、いつでも最新環境のツールを利用できるのも強み。法律や税率など社会の変化にも即座に対応することができます。

社員の個人情報や給与情報と連動し、社会保険や雇用保険を管理できるツールがあります。これによって社員のライフステージの変化に保険内容も対応し、新たに書類を作成することが容易になります。これらのデータの管理に加え、ハローワークに書類を電子申請できる環境も整備。オフィスから遠く、時期によっては大変混雑しているハローワークに出向く必要がなくなり、人事総務の担当社員の業務時間を短縮することができます。
さらにマイナンバーを含む重要な個人情報を社外に持ち出すことなくオフィスから電子申請が可能となり、セキュリティ環境も向上します。

これまで交わしてきた契約書を電子化したことで、必要な書類をすぐに検索、ピックアップできるようになります。また複数の契約書同士を紐づけて管理できるため、契約条件の変更などが生じた場合、連携している書類を一括して書き換えることも可能です。それにより管理や変更にかかる時間が大幅に削減されます。
また契約書ごとに閲覧制限をつけることもでき、不正な閲覧や書き換えを防げるのも電子化する利点のひとつ。契約書ごとに有効期限などをアラートで知らせる機能もあり、不意の契約切れといった問題もなくなります。

契約書や見積書を電子化することで、書類をいつ、誰が、どの部分を作成・変更したのか、その履歴を残すことが可能になります。従来は契約変更の経緯を知るために、過去のメールや書類をさかのぼって探すなどして確認をするしか方法がありませんでした。また担当者が退職してしまうと、それすら不可能となってしまい、新たに一から書類を作成しなくてはならず手間がかかることも。この問題を契約書類の管理ツールによって解決したことで、書類作成や確認にかかる時間を削減できます。
さらに署名の電子化も同時に行えるようになったため、遠隔地にいる社員や一日契約のアルバイトなどとの契約を交わす際、直接顔を合わせて捺印をする必要がなくなり、メールのやりとりだけで契約を完結できます。スタッフ間における契約の過程もスムーズに行えるようになるでしょう。

上司が部下の業績を評価するという従来の人事評価の視点に加え、部下が上司、同僚同士などさまざまな角度から人事評価を行えるクラウドシステムがあります。"人を評価する"ということに慣れない社員であっても基準がわかりやすいよう、選択式で評価を行えるシステムにすることも可能です。企業の業務内容に合わせて評価基準やテーマをカスタマイズできるので、より現場の業務に則した評価ができるようになるでしょう。
さまざまな立場からひとりの社員を分析することは、それぞれの長所や短所、経験、実績を可視化することにも繋がり、公平な人事評価がなされているという実感も得られるという声もあります。また、すべての社員が自らの会社の運営に関わっているという手応えも感じられることから、社員の定着率も高まります。
また、人事評価の基準が全社的に可視化されるため、社員の働く意欲も刺激され、企業全体の業績向上も期待されます。