介護業

介護業

施設での介護、訪問での介護、共通する悩みもありますが、業態ならではの悩みも多くあります。共通する悩みとしては、スタッフとの情報共有会計業務の効率化顧客管理などが平成28年度補正 サービス等生産性向上IT導入支援事業では多く上がっていました。
自社の状況に近い悩みから、導入すべきITツールの機能を見つけてください。

お悩み×解決ITツール機能

悩み・その1

【介護施設】
介護施設の利用者さま一人ひとりの情報や介護サービス記録を電子化して、介護士同士でも情報を共有しやすい環境を作っていきたいです。

おすすめITツールの機能

介護対象者状況管理
介護対象者状況管理
ワークフロー
ワークフロー

クラウド上で介護計画の作成や介護サービス実施記録の入力や集計、サービスの評価などを管理できるツールを導入。

導入効果

利用者の情報をクラウド上で管理できるツールを使うことで、情報共有とペーパーレス化を実現できます。従来の介護士が現場でサービスをしながら紙に介護の記録を取り、利用者が帰宅してから記録をパソコンに転記し書類を作成するという作業は、二度手間となり介護士の大きな負担となっていました。この業務をタブレット端末を使った方法に置き換えることで、介護サービスを行ったらその場でタブレットにチェックを入れ、情報をすぐにデータとして記録できるように。書類作成にかかる時間を減らすことができます。
利用者一人ひとり異なる介護計画の作成やサービスの実施記録もクラウド上で管理すれば、タブレット端末から複数の介護士が情報を確認・共有できますし、部門の異なるスタッフが情報の集計やデータの管理を行うことも可能になります。これにより業務がスムーズになり時間にも余裕が生まれたことで、介護士が利用者としっかり向き合い、介護サービスに集中できるようになるでしょう。

時間削減
時間削減
顧客満足
顧客満足

悩み・その2

利用者の介護レベルやその日の体調によって、食事量・回数などを変更する必要があります。そのためどうしても出てしまう食材のロス。少しでも減らしたいと考えています。

おすすめITツールの機能

在庫管理
在庫管理
給食管理
給食管理
入居者情報管理
入居者情報管理

献立作成や食材発注管理、在庫管理を効率的に行える給食管理システムを導入。

導入効果

施設で提供する給食の献立作成や食数管理の情報と、利用者さまの個人情報、発注・仕入・日計・在庫管理、栄養ケアマネジメント業務を連携させることができるシステムを導入することで、複雑な栄養所要量の計算や、献立をもとにした食材の発注書の作成も自動で行えます。それにより仕入れた食材のロスも、作業時間も大幅に減少。システムによってアレルギーを持つ利用者さまの情報も確認しやすくなるため、スムーズに安心安全な食事を提供できる環境が整います

コスト削減
コスト削減
時間短縮
時間短縮

悩み・その3

利用者さま一人ひとり、介護レベルや契約の内容が異なります。そのため請求書の作成にとても手間がかかり、介護士として利用者さまのケアに向き合う時間が少なくなってしまうのです。

おすすめITツールの機能

財務会計・請求・売掛・回収管理
財務会計・請求・売掛・回収管理

介護に関する基幹業務をトータルで管理できるツールを導入。

導入効果

複雑な請求業務は、Excelなどの表計算ソフトのみで管理しようとすると、複雑な計算や複数の書類の作成が必要となるためどうしても時間がかかり、ミスが発生してしまうことも。
会計管理の機能を持つツールを取り入れることで、複数の書類を横断して情報を転記する二重作業を減らすことが可能になります。また介護計画書の作成から介護保険の請求まで、トータルで管理できるツールなら、システムの誘導に沿って情報を入力することで必要なデータを正しく保存するサポートをしてくれます。それによってミスも減少し、事務作業時間も短縮。利用者により丁寧に向き合ったケアを実施できる時間も確保できるようになるでしょう。

時間削減
時間削減
顧客満足
顧客満足

悩み・その4

【訪問介護】
自宅から利用者さまのお宅が近いので、事務所に寄らず直接現場に向かいたいです。しかし事務所に行かなければタイムカードが押せないので、出退勤の登録ができなくて……。

おすすめITツールの機能

スタッフ管理
スタッフ管理
給与
給与

スマートフォンのアプリケーションを使って、介護士が出退勤時間の登録ができるシステムを導入。

導入効果

エリア内のさまざまな場所にある介護サービス利用者の自宅。介護士がタイムカードを押すためだけに事務所に立ち寄ることが時間の無駄になってしまう場合も多いですよね。出退勤の連絡をスマートフォンのアプリケーションを使って管理できるシステムがあれば、現場から出勤時間の報告が可能になります。
また、勤怠管理をシステム上で把握できる環境となることで、出退勤の時間もデータとして蓄積されます。そのため労働時間や給与の計算も自動化され、事務スタッフの作業負担の軽減にも繋がるでしょう。

時間削減
時間削減

悩み・その5

【訪問介護】
一回の訪問で1枚必ず作成する介護の記録簿。2年間保管しておかなくてはならない上に、行政からの要請があれば膨大な書類の中から該当案件を探し出して提出する必要があります。毎回事務所で複数ある段ボール箱の中から探すことが大変です。

おすすめITツールの機能

行政報告作成
行政報告作成
履歴管理
履歴管理
介護対象者状況管理
介護対象者状況
管理

介護対象者の状況や訪問のスケジュール、介護記録簿などをタブレット端末で管理できるツールを導入。

導入効果

介護計画やサービスの記録、利用者の状況などをタブレット端末から更新できる環境にすることで、記録簿をデジタル化して管理できるようになります。紙ベースではなくデジタル化したことで、必要な事案を検索し取り出すことが可能に。紙ベースで管理されていた記録簿を探すよりも大幅に少ない時間で、必要な情報をピックアップできます。
行政から求められた事案のみをプリントアウトして提出するので、受け渡し作業もスマートに完結。さらに記録簿の保管スペースも不要になるので、事務所のレイアウトも明るくなりそうです。

時間削減
時間削減
働きやすさ
働きやすさ

悩み・その6

【訪問介護】
一度の訪問で一枚の訪問記録を作成しています。そのため毎年大量の紙資料が発生。訪問記録は5年間保存しなくてはならないので、その保管スペースも必要で困っています。

おすすめITツールの機能

介護対象者状況管理
介護対象者状況
管理
行政報告書作成
行政報告書作成

介護対象者の状況や訪問スケジュールなどをタブレット端末からも管理できるツールを導入。

導入効果

事務所内のペーパーレス化に取り組むには、情報の電子化が欠かせません。介護計画や訪問の履歴、現場でのケアの記録などを介護士が現場からタブレット端末を使って更新できる環境を整えることで、訪問記録をスムーズにデジタル化することができます。
記録がデータ化されることで紙による保管の必要もなくなり、事務所も広々と使えるようになるでしょう。書類の保管に関わる場所や費用が不要になるだけでなく、過去の記録が必要になった場合には検索機能ですぐに引き出すことも可能に。資料を探す時間も短縮されます。

コストダウン
コストダウン
時間削減
時間削減

悩み・その7

【訪問介護】
利用者さまの都合で急なキャンセルが入ってきます。担当の介護士に予定変更を伝えたいのですが、別の利用者さまのもとへ訪問中で電話連絡ができません。メールも送っているのですが確認しているかわからず不安です。

おすすめITツールの機能

コミュニケーション・社内SNS・グループウェア
コミュニケーション・社内SNS・グループウェア

介護対象者の状況や訪問スケジュールなどをタブレット端末からも管理できるツールを導入。

導入効果

介護士一人ひとりにツールを導入したタブレット端末を用意し、変更された予定などの情報をすぐに送信・確認できる環境を整えます。事務所からの情報を介護士が確認したこともチェックできるツールがあれば、連絡の行き違いもなくお互いに安心して仕事と向き合うことができるでしょう。
その日の予定や利用者さまの情報などが全てタブレット端末から確認できるため、ひとつの仕事を終えるたびに次の予定を確認することになり、最新の情報をチェックするタイミングも増えます。そのため連絡に気づかないというトラブルもなくなり、現場を飛び回る介護士も事務所からさまざまな指示を発信するスタッフも、双方ともに確実な情報交換ができるようになります。

働きやすさ
働きやすさ

悩み・その8

【訪問介護】
訪問介護の現場で、介護士が初めて対応する事案に遭遇。ケアの手順などを事務所スタッフに電話で相談しても、口頭での指示だけでは理解しづらく不安です。

おすすめITツールの機能

コミュニケーション・社内SNS
コミュニケーション・
社内SNS
ワークフロー
ワークフロー

介護対象者の状況や訪問スケジュールなどをタブレット端末からも管理できるツールを導入。

導入効果

介護士一人ひとりがツールを導入したタブレット端末を持って訪問先へ向かえば、現場で急に必要となったマニュアルなどの情報を、事務所からタブレットに送信することができるようになります。さらに過去の事例を蓄積しておけば、さまざまな情報をタブレットから確認することも可能なので、現場で急に未経験の対応を求められた場合にも参考にすることができ、少人数で訪問先へ向かわなければならない訪問介護の現場を頼もしく支えてくれることになるでしょう。
また、タブレットにはカメラも搭載されているので、現場の状況を撮影して事務所へ写真を送信しながら対応を相談することも可能に。キャリアが浅い介護士であっても、安心して仕事ができる環境を作り上げることができます。

働きやすさ
働きやすさ

悩み・その9

【訪問介護】
ひとりの利用者さまを複数の介護士が担当しています。前回の担当者が訪問したときの状況をスムーズに確認できるようにしたいのですが。

おすすめITツールの機能

コミュニケーション
コミュニケーション
介護対象者状況管理
介護対象者状況管理

介護対象者状況や訪問スケジュール、介護計画、スタッフ同士のコミュニケーションなどをタブレット端末から確認・管理できるツールを導入。

導入効果

利用者さまのお宅を毎回同じ介護士が訪問できるとは限らない中、介護施設の管理者や前回現場を訪問した介護士からの申し送りを、システムで一括管理。訪問のたびに更新される情報をタブレット端末やスマートフォンから確認することができるので、担当介護士が変わっても前回のケアや投薬などの詳細がチェック可能に。申し送りの漏れがなくなったことで、介護士が安心して現場に向かえるようになります。

働きやすさ
働きやすさ

悩み・その10

【訪問介護】
利用者さまのお宅を訪問するたびに作成する介護報告書。しかし文章をまとめることが苦手な介護士もいるので、報告書の内容と質にばらつきがある上に時間もかかってしまいます。また、報告書作成のために訪問先から事務所に立ち寄る必要もあり、介護士たちの負担が大きいです。

おすすめITツールの機能

介護対象者状況管理
介護対象者状況管理

介護対象者状況や訪問スケジュール、介護計画、スタッフ同士のコミュニケーションなどをタブレット端末から確認・管理できるツールを導入。

導入効果

文章で報告書を作成するスタイルから、タブレット端末からクラウドサービスにアクセスして、ケア内容の詳細や状況を選択式で報告できるよう、記録の方法を変更。それによって報告内容のレベルを均一化することができます。もちろん選択肢にない状況は文章で伝えることも可能です。報告を選択式としたことで、ケア内容の集計がしやすくなるという効果もあります。
またクラウドサービスを導入することによって、クラウドに保存されている訪問介護の計画や報告書を、タブレット端末やスマートフォンから現場にいる介護士がすぐに確認できるようになります。確認と同時に実施したケアの記録も入力して情報を更新できるため、訪問先から利用者さまの情報や報告書を作成することも可能です。事務所へ立ち寄ることなく最新の報告書を送信できます。
介護士にとって移動や報告書作成という事務作業にかかる時間が短縮されるので、介護サービスという専門職本来の業務に集中できるようになるでしょう。

時間短縮
時間短縮
働きやすさ
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一次公募・二次公募において導入実績のあるIT導入支援事業者

取材協力いただいたIT導入支援事業者

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